XPS es un nuevo formato, basado en XML, para documentos electrónicos creado por Microsoft, disponible en todas las instalaciones de Windows Vista y Windows 7.

XPS, que viene de las siglas XML Paper Specification, es un formato de documentos pensado para que sea fácil de compartir, leer e imprimir. XPS es un formato independiente de plataforma (que se podría leer en cualquier sistema operativo), abierto y sin royalties (se puede utilizar en cualquier caso sin tener que pagar ningún derecho al creador). Microsoft ha lanzado este formato recientemente y lo han integrado con Windows Vista,7 y Microsoft Office 2007 y 2010.

Dado que el sistema operativo tiene incorporada una impresora XPS, para poder imprimir cualquier documento en este formato desde cualquier programa, igual que podemos haber visto las impresoras PDF, que permiten crear PDFs desde cualquier programa con la opción de imprimir. Con ello conseguimos archivos con extensión .xps, que se pueden leer en cualquier sistema, siempre que tenga un visor XPS instalado.

En Windows Vista, el visor de documentos XPS está integrado dentro del propio Internet Explorer, por lo que para abrir un documento XPS tendremos que hacerlo con el Explorador de Microsoft. Para quien lo desee, también se puede descargar un programa llamado XPS Viewer que Windows 7 ya trae incorporado, para visualizar directamente los documentos XPS sin tener que utilizar Internet Explorer. Además, existe un paquete llamado “Xps Essentials Pack” que incluye el visor de documentos y un programa para crearlos. Todos estos programas son gratuitos.

En Windows XP el visor habría que instalarlo aparte, porque de entrada no tiene compatibilidad con el formato XPS. Aunque para ello tenemos que instalar primero el .NET Framework 3.0, lo que supone un buen tiempo y unas cuantas descargas para, al fin, poder ver los documentos XPS.

Aquí un enlace donde podrán descargar XPS Viewer y El Essentials Pack Para Windows XP y otras plataformas que no lo incluyen de serie.

http://www.microsoft.com/whdc/xps/viewxps.mspx

Documentos XPS: preguntas más frecuentes

En este documento se incluyen respuestas a algunas preguntas comunes acerca de los documentos XPS.

Un documento XPS (XML Paper Specification) es un formato de documento que puede usar para ver, guardar, compartir, firmar digitalmente y proteger el contenido del documento. Un documento XPS es similar a una hoja de papel electrónica. No se puede modificar el contenido de una hoja después de imprimirla y no se puede editar el contenido de un documento XPS después de guardarlo en formato XPS. En esta versión de Windows, puede crear un documento XPS en cualquier programa desde el que pueda imprimir, pero solo puede ver, firmar y establecer los permisos de los documentos XPS en un visor de XPS.

Puede crear un documento XPS en cualquier programa desde el que pueda imprimir, incluido Microsoft Office system en su totalidad. Para obtener información acerca de cómo crear un documento XPS en Microsoft Office, vaya al sitio web de ayuda y procedimientos de Microsoft Office y busque información acerca de cómo guardar un archivo en formato XPS.

Para crear un documento XPS en otros programas, como el Bloc de notas o WordPad:

1. Haga clic en el menú Archivo y, a continuación, en Imprimir.
2. En el cuadro de diálogo Imprimir, seleccione Escritor de documentos XPS de Microsoft en la lista de impresoras disponibles y, a continuación, haga clic en Imprimir.
3. En el cuadro de diálogo Guardar el archivo como, asigne un nombre al documento XPS y haga clic en Guardar.

Aunque puede crear un documento XPS en cualquier programa desde el que pueda imprimir, solo puede ver, firmar digitalmente o establecer los permisos para un documento XPS en un visor de XPS como el que se incluye en esta versión de Windows.

Haga doble clic en un documento XPS para verlo en el visor de XPS; el documento se abrirá en el visor automáticamente. Para obtener más información acerca de las barras de herramientas y las características del Visor XPS, consulte Uso del Visor de XPS.

Puede comprobar la autenticidad de un documento XPS con una firma digital y proteger el contenido del documento con permisos.

La firma digital se usa con dos fines. Permite comprobar que el documento XPS no se ha modificado desde que se firmó y permite comprobar el publicador de otro documento XPS para confirmar que procede de una fuente de confianza.

Además, puede crear restricciones de permisos para el documento XPS de modo que nadie pueda ver, copiar, imprimir o firmar digitalmente el documento sin su permiso. Puede establecer restricciones de tiempo para los permisos, permitir el mismo número o un número inferior de permisos para otros usuarios y permitir a distintos usuarios tener niveles de acceso diferentes.