Asesorías
Con un sistema de gestión documental se consigue una mejora clara en la eficiencia de la actividad diaria y liberar espacio físico.
Existen dos procedimientos básicos para la gestión de la documentación: el archivado y la búsqueda. La documentación entrante en papel, por ejemplo documentos oficiales de los clientes de la asesoría, se registra en el programa de gestión y se procede al escaneado. El documento digital aparece en una bandeja DocuWare electrónica y el encargado le asigna palabras clave como el nombre de la empresa, el tipo de documento o el número de identificación fiscal del cliente (CIF o NIF).
El usuario también puede elegir entradas de índice ya asignadas a través de las denominadas listas de selección en DocuWare, por ejemplo empresas conocidas o tipos de documentos que se repiten. Los documentos archivados quedan a disposición del personal autorizado con sólo pulsar un botón. Las búsquedas se efectúan tanto a través de los índices ya establecidos (el nombre de la empresa o el número de identificación fiscal) como con ayuda del texto completo del documento. En este segundo caso, el usuario sólo tiene que introducir una palabra y se le mostrarán todos los documentos archivados que la incluyan en el texto.
Los documentos salientes, por ejemplo formularios fiscales y declaraciones de impuestos que el empleado debe elaborar para sus clientes, se rellenan primero en un software de la autoridad fiscal. A continuación, se imprimen con la impresora virtual DocuWare TIFFMAKER y, se envián por correo electrónico al organismo oficial. De forma paralela, DocuWare archiva e indexa automáticamente los formularios rellenados en el archivador central de documentos.
Aunque la mayoría de los asesores suelen trabajar en las instalaciones del cliente, siempre disponen de acceso a todos los expedientes, ya sea mediante el acceso móvil a DocuWare en su propio portátil o en cada PC del cliente mediante el DocuWare Web Client. El acceso mediante el cliente Web hace que no sea necesario instalar DocuWare en el ordenador. En DocuWare cada empleado tiene sus propios derechos de acceso a los documentos para evitar que pueda visualizar documentos que no son de su competencia. Además el sistema DocuWare se ha adaptado, con mejoras en los procedimientos de seguridad, a la norma ISO 27001 de Seguridad de la Información.
