Posiblemente usted, como la mayoría de los dueños de las empresas familiares o pequeñas que existen en el país, maneje los recursos con que cuenta su negocio, basándose solamente en la experiencia y el sentido común. Como conoce a fondo su negocio, sabe aproximadamente cuánto se ha vendido, cuánto deben los clientes y cuanto dinero hay en caja.

Sin embargo, para conocer en forma clara y precisa la situación financiera de su empresa y administrar mejor sus recursos, le conviene aplicar la contabilidad en el manejo de su negocio. La contabilidad registra, clasifica y resume las operaciones económicas que realiza la empresa, con el objeto de obtener información financiera necesaria para tomar decisiones.

Es muy importante que mantenga presente la objetividad en la toma de decisiones que afectan el funcionamiento de la empresa.

Para controlar cada uno de los movimientos económicos que realiza la empresa, existen diversos tipos de control que pueden establecerse para su operación y desarrollo. Es muy sencillo, todo es cuestión de decidirse a llevarlos a cabo.

La idea de que sólo un profesional puede realizar las tareas de control y registro de las operaciones que realiza la empresa, ha ocasionado que la contabilidad de las microempresas se descuide o de plano se deje de lado. Sin embargo, no es preciso que intervenga un profesional para poner en marcha estos controles. Puede hacerlo usted mismo, su esposa, o cualquier otra persona de confianza que conozca el tipo y las características del negocio.

El propósito de este manual consiste en proporcionarle una serie de herramientas para organizar y registra la información contable de su empresa, información útil para la toma de decisiones.

La sencillez de la información que se presenta, aunada a su experiencia y al conocimiento que tiene de su empresa, le permitirán una lectura amena, y sin duda lo más importante, llevar a la práctica lo que se indica.

Es un resumen claro y sencillo sobre la situación financiera de la empresa a una fecha determinada. Su elaboración podrá ser mensual, semestral o anual de acuerdo con las necesidades del propio microempresario. También se lo denomina Estado de Situación Patrimonial.

El Balance General muestra a una fecha determinada todos los bienes y derechos propiedad de la empresa (ACTIVO), así como todas sus obligaciones ciertas y aquellas que puede llegar a tener (contingentes) (PASIVO) y por último el patrimonio neto de la empresa (CAPITAL).

El Balance General responde a las preguntas:

¿Con cuántos recursos cuenta la empresa para la realización de sus actividades.

¿Cuánto se debe de esos bienes?

¿Con cuánto participa el dueño de la empresa?

Para facilitar la claridad e interpretación del Balance General, los datos económicos se agrupan en ACTIVOS, PASIVOS y CAPITAL o Patrimonio Neto.

Son los objetos de valor que posee el negocio. Los bienes y derechos que posee la microempresa para operar.

Son las obligaciones que tiene la empresa y que en un plazo debe pagar con dinero, productos o servicios.

Son los recursos de la empresa, los cuales incluyen las aportaciones del empresario, más las ganancias o menos las pérdidas que sufre el aporte inicial. Para determinar el capital existente, es decir el patrimonio neto de la empresa, se resta al total de los recursos (ACTIVO) el total de obligaciones (PASIVO).

=

CAPITAL (Patrimonio Neto)

Veamos en las cifras siguientes como se aplica la fórmula:

P = Pasivo ($ 40433) C= Capital ($ 52018)

A (Activo) = P + C

A = $ 40433 + $ 52018

Activo = $ 92451

Si no conocemos el total del pasivo, se puede calcular:

P = A - C

P = $ 92451 - $ 40433 = $ 52018

El dueño de la empresa "La Japonesa" posee un activo de $ 8000 y tiene una deuda de $ 2550 al 30 de abril de 1997. Entonces, para saber cuál es el capital propio que tiene trabajando, hace lo siguiente:

C = A - P

C = $ 8000 - $ 2550

C = $ 5450

Es decir, el capital es lo que se obtiene de restar del valor de todos los activos (recursos) el importe de los pasivos (deudas.)

El Balance general resume la información contable que resulta de las transacciones económicas efectuadas a una fecha determinada.

El balance de "La Japonesa" al 30 de abril de 1997 sería:

LA JAPONESA

BALANCE GENERAL AL 31/4/97

Ahora veremos en forma detallada los componentes:

1. ACTIVO

Los activos se agrupan de acuerdo con su grado de disponibilidad para convertirse en dinero en efectivo (liquidez).

1. Activo Circulante.

Son los valores que tienen liquidez inmediata o que pueden convertirse en dinero en efectivo, mientras está funcionando el negocio.

• Dinero en caja.
• Dinero en bancos.
• Inversiones en valores de inmediata realización.
• Cuentas por cobrar (clientes).
• Inventarios (en depósito) de materia prima, producción en proceso y producto terminado.

2. Activos Fijos.

Son bienes que se han adquirido para utilizarlos en las actividades propias del negocio y que son necesarios para transformar, vender y distribuir los productos. Estos bienes sufren pérdidas de valor por el simple paso del tiempo, su uso u obsolescencia tecnológica.

• El terreno (constituye una excepción, ya que no pierde valor con el paso del tiempo).
• Los edificios.
• Maquinaria y equipo.
• Equipo de oficina.
• Equipo de transporte.

3. Otros Activos.

Son aquellos pagos que hace por anticipado la empresa por la prestación de un servicio o por la adquisición de un bien que no se utiliza de inmediato sino en el transcurso de un tiempo determinado y que finalmente se convierten en GASTOS afectando los resultados de la empresa. Por ejemplo:

• Alquileres pagados por anticipado.
• Patentes y marcas.
• Primas de seguro

2. PASIVO

Los pasivos se clasifican de acuerdo con el grado de exigibilidad en que haya que cubrirlos.

1. Pasivo Circulante.

Son las deudas que la empresa tiene que pagar en un periodo menor de un año. La lista del pasivo circulante se suele hacer de acuerdo con la exigibilidad que tengan esas deudas.

• Proveedores.
• Créditos bancarios a corto plazo.
• Impuestos por pagar.
• Acreedores diversos.
• Documentos por pagar

2. Pasivo a Largo Plazo.

Son aquellas deudas que se deben pagar en un periodo mayor de un año.

• Obligaciones con bancos a largo plazo.
• Documentos por pagar.
• Otros.

3. Otros Pasivos.

Incluye las obligaciones derivadas de cobros anticipados por la entrega de productos o la prestación de servicios.

• Anticipos de clientes.
• Alquileres cobrados por anticipado.
• Otros.

El señor Eugenio Lloper, dueño de una microempresa dedicada a la fabricación de cerámicas, cuenta con los siguientes datos para la elaboración de su balance al 31 de mayo de este año. ¿Podría colaborar con Eugenio para elaborar el Balance General?

Datos

Estará usted de acuerdo en que es tan importante saber qué se tiene, qué se debe a quién, como saber si su negocio rinde utilidades. En el Balance General sólo se indica en forma global la utilidad o pérdida que aumenta o disminuye el capital, en tanto que en el Estado de Resultados se analizan con detalle las operaciones que dieron origen a los ingresos y a los gastos, con el objeto de llegar al resultado que se indica en el Balance General.

El Estado de resultados muestra, siguiendo una secuencia ordenada, cómo se llegó a ese resultado:

Ingresos o Ventas Netas

Utilidad Bruta

Utilidad Operativa

Resultado antes de Impuestos

(puede ser utilidad o pérdida)

Corresponden a las ventas que realiza la empresa y que se derivan de la actividad principal de la misma.

Son todas las erogaciones que se relacionan directamente con la producción. Se obtienen de la siguiente manera.

Son todas aquellas erogaciones indispensables para la operación que no están asociadas con la producción, sino con las actividades propias de ventas y la administración del negocio. Algunos ejemplos son

Sueldos y/o comisiones a vendedores.

Publicidad.

Papelería (facturas, etc)

Teléfono

Alquiler del local de ventas.

Es el resultado de resta a la utilidad bruta los gastos de operación.

Son los intereses sobre créditos otorgados por bancos, financieras, préstamos.

Resulta de resta a la utilidad de operación los gastos financieros.

CASO PRACTICO (para que Ud. lo resuelva)

El señor Jorge Pérez quiere conocer los resultados generales de su carnicería al 31 de mayo de 1997. Colabore con él en la presentación del estado de resultados.

Datos

* Toda la carne comprada es vendida en el periodo.

Estado de resultados para el periodo comprendido entre el 1/1/97 y 31/5/97

RECOMENDACIONES A OBSERVAR EN LA ELABORACION DE ESTADO DE RESULTADOS

• Los estados de resultados que se elaboren deben de reflejar sólo la situación de la empresa; no deben incluir información relativa a la situación particular de los socios, ni tampoco considerar información de otras empresas en la que los socios también tengan participación.
• La información que sirva de base para elaborar los estados financieros debe comprender sólo la que se haya generado en el período que se considera (mes, trimestre, semestre o año).
• Las adquisiciones de activo (materia prima, maquinaria, etc.) deben registrarse al costo de adquisición.
• Registre las operaciones en el momento en que se realicen. No posponga su registro para una fecha posterior, porque podría omitirlo y por lo tanto la información financiera que obtenga no será válida.

Lo que vimos anteriormente nos permite:

Conocer la situación financiera de una empresa.

Determinar si la operación de la misma está reportando utilidades o pérdidas.

Tomar decisiones que permitan mejorar la rentabilidad de la empresa, ampliar sus operaciones o contribuir a su consolidación o desarrollo.

Debemos precisar cómo se capta la información que permite elaborar dichos estados contables

Es un conjunto de siete cuentas que permite captar la información necesaria, para la obtención de estados contables.

• Caja o movimientos en efectivo.
• Ventas.
• Anticipos de clientes.
• Compras.
• Gastos de fabricación.
• Gastos de administración y ventas.
• Gastos financieros.

Cabe señalar que, previo a la utilización de las cuentas, resulta indispensable practicar un balance para determinar los saldos de inicio que deben considerar las mismas.

1. Caja o Movimiento de efectivo.

Esta cuenta permite controlar las entradas o salidas de dinero que registra la empresa. El saldo inicial debe corresponder con el efectivo que se tiene disponible al momento de realizar el balance. Cualquier operación que implique entrada o salida de efectivo debería registrarse primero aquí y posteriormente pasar el dato a la contra cuenta correspondiente.

El siguiente puede ser ejemplo de una planilla de registro:

Conviene siempre mantener disponible en caja una cantidad que permita hacer frente a los gastos de operación del negocio, así como a posibles imprevistos.

Con base en el registro sistemático de sus movimientos de efectivo, así como en el conocimiento de su negocio, usted podrá determinar en poco tiempo, la suma que requiere mantener disponible para estos propósitos.

2. Ventas.

Esta cuenta tiene por propósito registrar los ingresos que por concepto de ventas al contado o a crédito registra su empresa. El saldo inicial que debe anotarse será aquel que reporte el balance, en el renglón de clientes o cuentas por cobrar.

RECUERDE

• Debe registrar una venta en el momento en que entrega la mercadería, independientemente de cuál sea la forma de pago (contado o crédito).
• El total de la columna de "importe de venta", le indicará las ventas totales registradas al término del mes, semestre o período de que se trate.
• Cuando se cobre un monto adeudado "anterior", conviene subrrayar la fecha de vencimiento respectiva para indicar que dicha deuda ya ha sido cobrada. De esta manera se puede conocer en todo momento el importe de lo que adeuda cada cliente, y poder determinar también el total de deudas a cobrar.

3. Anticipos de clientes.

En diversos rubros como talleres de costura, carpintería, herrería, etc., es frecuente encontrar que los clientes anticipen una suma de dinero al momento de formular su pedido. Para registrar estas sumas y por lo tanto controlar también los programas de entrega con los clientes, se recomienda llevar registros de las mismas:

Al utilizar este formato, resulta útil registrar las fechas en que se reciben anticipos, así como la fecha en la que finalmente se surte el pedido, momento en que debe registrarse la venta respectiva.

Naturalmente, al recibirse anticipos y constituir una entrada de dinero, deberá afectarse también la cuenta de "caja o movimiento de efectivo" . Si al momento de registrarse la venta, el cliente queda adeudándonos una suma de dinero, deberá anotarse también la cuenta por cobrar correspondiente.

4. Compras.

En esta cuenta deberán registrarse como saldo inicial las deudas que se tengan con proveedores. Aquí deben anotarse todas las adquisiciones de materia prima que se realicen, independientemente de que se paguen de contado o a crédito.

El registro de la compra debe efectuarse en el momento en que el proveedor surte efectivamente el pedido.

Al cierre del mes o periodo, la columna "importe compra" indicará el total de compras de materia prima.

Cuando se liquide la deuda a un proveedor, conviene subrrayar la fecha de vencimiento respectiva, para que indicar que dicho saldo ha sido ya cubierto.

• Mano de obra: sueldos al personal de producción.
• Gastos generales de fabricación: gastos distintos a materia prima o mano de obra que se incurre para producir (alquiler, luz, agua, gas, etc.)
• Otros materiales: referidos a combustibles, lubricantes.

Naturalmente, al implicar salidas de efectivo, también debe afectarse la cuenta de caja.

En esta cuenta deberán anotarse las erogaciones que se realicen por concepto de:

• Sueldos a personal de administración y ventas, incluido el sueldo que corresponde al microempresario por el trabajo que desempeña en su empresa.
• Otros gastos de administración distintos de los sueldos del personal. Se refiere a pagos de teléfono, papelería, etc.

• Interés: es el costo que se paga al acreedor, por utilizar su dinero durante cierto periodo.
• Amortización: son los pagos que se hacen para ir liquidando paulatinamente y dentro del plazo establecido, los recursos otorgados en préstamos.
• Saldo adeudado: es la diferencia que resulta aplicar al préstamo recibido las amortizaciones o pagos de capital realizados.

El total de la columna "intereses" representa el importe en que se verá reducida la utilidad operativa para determinar la utilidad antes de impuestos en el Estado de Resultados.

La columna de saldo representa el importe de los créditos por pagar a instituciones financieras o terceros que debe aparecer en el balance.

CASO PRACTICO

Arturo Roca desea contabilizar, con su ayuda, las siguientes operaciones considerando el siguiente balance inicial al 1/5/97:

Arturo Roca

Balance General al 1/5/97

* fecha de vencimiento: 16/6/97

Juan Gómez, al 28/2/97 practicó inventario de las existencias en su empresa, y encontró que cuenta con $ 3100 de materia prima y $ 8000 de producto terminado. Dispone además de la siguiente información:

A la fecha, la empresa no cuenta con ningún pasivo a su cargo. Veamos de ayudarlo a Juan en su trabajo.

Una vez elaborado el Balance, Juan desea contabilizar, con nuestra ayuda, la operación del mes de marzo:

Al concluir el mes, Juan practica un recuento de las existencias y determina que tiene $ 4800 en materia prima y $ 8710 en producto terminado. Con esa información preparemos el Balance y Estado de Resultados al 30/3/97

Comente la situación financiera del negocio de Juan al 30/3/97.

• Comente el resultado de las operaciones al 30/3/97.
• Señale las perspectivas del negocio de Juan (tiene que tomar medidas correctivas? , y si así fuese, ¿qué pasa si no lo hace?).
• Señale las decisiones que recomendaría a Juan para que su negocio sea rentable.
• Señale otros aspectos de interés para que Juan mejore sus negocios.

La información contable resulta útil al microempresario porque:

• Permite determinar la situación financiera de su empresa.
• Permite establecer si la operación está generando pérdidas o utilidades.
• Permite cotizar trabajos correctamente al determinar los costos que generará una orden de trabajo.
• Permite implantar medidas de disminución de costos, control de inventarios, mano de obra, etc., posibilitando aumentar el crecimiento y utilidad del negocio.
• Facilita la obtención de apoyos crediticios

La depreciación constituye un gasto que reduce los resultados de la empresa, a pesar de que no ocasiones una salida de dinero en efectivo. Debe reconocérsele para constituir una reserva cuan sea necesario reemplazar o sustituir activos fijos que resulten obsoletos.

La depreciación se registra en el Balance disminuyendo el valor de los activos fijos, y en el Estado de Resultados disminuyendo los ingresos.

Por ejemplo, Juan compró una fresadora ACME en $ 4000. De acuerdo a la tabla anterior, pierde un 10% de su valor por año. ¿En que forma registrará la depreciación de ese equipo, tanto en el Balance como en el Estado de resultados los primeros cinco años?

* Datos supuestos.

En ocasiones, para ampliar la operación de la empresa o modernizar su equipo productivo, resulta necesario complementar los recursos de dueño o socio con los de que un tercero (banco o institución financiera) puede proporcionar. Como esos recursos implican un costo por su utilización, resulta importante conocer por anticipado las erogaciones que su uso significará.

Todo crédito se otorga por un plazo determinado. A veces se establece un periodo de gracia, que no es otra cosa más que el tiempo durante el cual se va a estar cubriendo un interés por la utilización del dinero. Una vez concluido ese periodo de gracia, junto con los pagos de interés, habrá que empezar a pagar (amortizar) una parte de la suma otorgada en préstamo.

Por ejemplo, un crédito que se pacta a un plazo de 18 meses sin periodo de gracia, significa que habrá que hacer 18 pagos de interés y 18 pagos de capital (en el caso de amortizaciones mensuales).

Un financiamiento que se pacta a 18 meses, incluidos 6 meses de gracia, significa que durante los primeros 6 meses sólo se cubrirán intereses y a partir del séptimo mes habrá que liquidar (amortizar) adicionalmente a los intereses, una parte del capital.

El costo que genera un préstamo se conoce como interés. El interés se calcula multiplicando la suma que se adeuda por la tasa de interés aplicable.

Por ejemplo, el interés que generará un préstamo de $10000 en un año, a una tasa del 10%, se obtiene de la siguiente manera:

Interés = Suma adeudada x tasa aplicable

Interés = $ 10000 x 0.10 = $ 1000

Esto significa que para liquidar el préstamo habrá que pagar un total de $ 11000: $10000 en concepto por la suma adeudada y $ 1000 de interés.

Resultaría conveniente que realizáramos algunos ejemplos para ejercitarnos en los cálculos del interés, ya que éste afectará los resultados de nuestro negocio:

Calcular las erogaciones que un crédito de $ 10000 a 3 años de plazo, con un año de gracia, generará a la empresa de Pedro Díaz, suponiendo una tasa de interés anual del 10%.