Administrar el Tiempo

Vencedores y llorones

Quienes vencen en el mundo son los que hacen cosas. Además de atender en su puesto un número en apariencia inacabable de tareas, muchos llevan una vida personal activa. Pase lo que pase, siempre tienen tiempo de realizar todo lo que se proponen. Los llorones, en cambio, no pueden hacer más de una cosa sin sentirse abrumados o venirse abajo, y siempre disponen de un montón de coartadas para justificar su falta de productividad.

Pero la mayor diferencia entre los vencedores y los llorones no radica en la habilidad para encontrar excusas, ni tampoco en la capacidad para prescindir del sueño y trabajar toda la noche. La diferencia estriba en que los vencedores controlan su tiempo, mientras que los llorones permiten que éste sea controlado por todos los individuos y motivos imaginables.

Piense en un pretexto cualquiera. Hay muchas probabilidades de que en este mismo momento alguien esté empleándolo para justificar su falta de tiempo. Éstas son las excusas más conocidas: surgió un problema inesperado, había muchas otras tareas pendientes, el teléfono sonaba tan a menudo que resultaba imposible concentrarse, se presentó sin avisar un cliente de fuera de la ciudad, no había bastante información, dinero o personas para comenzar o acabar a tiempo una tarea.

Claro es que estas cosas pasan. A todos nos suceden y de vez en cuando nos obligan a cambiar los planes. Pero en un momento determinado dejan de constituir razones de una falta de tiempo y se convierten simplemente en malas excusas. Como comprenderá cuando haya acabado de' leer este sitio, es posible prever y superar cada uno de esos obstáculos.

La próxima vez que vea a alguien capaz de hacer varias cosas al mismo tiempo, préstele atención. Los vencedores distribuyen su tiempo en proporción a sus objetivos. Si se suman todos los instantes de que se compone un día, su producción puede ser enorme, pero en un momento determinado realizan una única tarea. Una y nada más. Concentran toda su atención en una dirección y no permiten que nada los distraiga. Y cuando acaban una tarea o un proyecto, pasan sin demora a lo que desean hacer a continuación.

Esto es gestión del tiempo en la práctica. Su planificación parte de una serie de decisiones en áreas como:

• Lo que debe hacer en cualquier momento preciso.

• La forma de hacerlo lo mejor posible.

• Lo que tiene que comenzar a continuación.

• El modo eficaz de «cambiar de marcha» de una actividad a otra.

La gestión del tiempo no significa abordar sólo dos actividades aisladas. Constituye un proceso que se desarrolla a lo largo de toda la vida y abarca miles de actividades. Para dirigir ese proceso ha de plantearse y responder continuamente a una serie de preguntas:

• ¿Qué quiero hacer?

• ¿Cuándo tengo que interrumpirlo?

• ¿Cuál es el máximo que habré conseguido entonces?

• ¿Qué debo hacer primero?

• ¿Cuándo puedo empezar?

• ¿Cuándo debo empezar?

• ¿Qué haré cuando uno de mis objetivos compita por tiempo con otro?

• ¿Qué puede estorbar mis planes?

• ¿Qué debo hacer si eso sucede?

• ¿Quién puede ayudarme y cómo lograré motivarlo para que me ayude?

• ¿Cómo supervisaré mi progreso para estar seguro de que en realidad controlo mi tiempo hasta alcanzar mis objetivos?

Tras leer varios de los siguientes capítulos, usted será capaz de abordar estas preguntas.

Al igual que el dinero, el talento y las amistades influyentes, el tiempo es un recurso que cabe utilizar para conseguir unos objetivos Aunque siempre será capaz de ganar más dinero, desarrollar nuevas aptitudes y lograr nuevos amigos, nunca podrá crear tiempo. Desde este momento a cualquier punto del futuro el lapso de tiempo es inmutable. No es posible aumentarlo ni prescindir del sueño durante todo ese período. En el mejor de los casos, el espacio que pueda dedicar a cualquier tarea será menor de lo que le gustaría.

Si le falta tiempo para hacer algo hoy, siempre es posible intentarlo mañana. Pero ¿y si pensaba hacer otra cosa mañana? Esa «otra cosa» quedará aplazada hasta otro momento, aunque para darle cabida tenga que demorar una tercera. Así se desenvuelve la mayoría de la gente: buena parte de lo que pretendemos termina con retraso, alcanzamos tan tarde algunos de nuestros objetivos que su utilidad disminuye y jamás conseguimos otros.

No permita que éstos sean sus resultados. Cuanto más quiera hacer, con mayor destreza habrá de aprovechar al máximo cada minuto de que disponga. Para que ello sea posible, tiene que evitar o superar los problemas propios de la gestión del tiempo.