Administrar el Tiempo

1. Recibe una llamada de un amigo muy estimado pero extremadamente locuaz. Está agobiado por el trabajo y los plazos son estrictos. Así pues, decide no dejarse arrastrar en una conversación. Le dice que no puede charlar ahora, le explica su situación, promete llamarle cuando salga del apuro en que ahora se encuentra y se muestra firme en su decisión de seguir trabajando.

2. Usted y su jefe tienen una sincera diferencia de opinión sobre el modo de proceder en un asunto. Formula su punto de vista con tanta claridad y energía como le es posible, pero su jefe no cede e insiste en que siga adelante de acuerdo con su opinión, no con la de usted. ¿Qué hará? Pues tragarse su orgullo y obedecer las órdenes.

Sí, es posible que usted tenga razón y que su jefe se equivoque de medio a medio. Pero quizá no tiene manera de demostrarlo sin colocarse en una situación peligrosa y correr el riesgo quizá de perder su empleo si se niega a hacer lo que se le pide. ¿Cuál es su prioridad suprema? ¿Dejar en claro quién tiene razón o lograr que se haga algo, protegiendo su empleo o promoviendo su carrera en el proceso? ¡Mientras no se le exija realizar algo ilegal o carente de ética, hágalo! Si resulta ser un error, usted quedará justificado. En cualquier caso, será apreciado como alguien que contribuye a realizar una tarea en vez de perder el tiempo discutiendo.

3. Un gerente de la empresa donde trabaja lo ha invitado a una reunión a la que usted desea asistir. Pero está convocada para el día siguiente a las nueve de la mañana, y a esa hora ya habrá emprendido un viaje profesional que no puede demorar. Le explica el conflicto al gerente y le pregunta si es posible aplazar la reunión; el gerente responde que asistirán otras diez personas y que no aceptarían que se difiriese a otro momento.

La situación no le deja por completo desamparado. Tal vez no pueda cambiar sus planes, pero quizá dispone de un subordinado que le informe a su regreso. O es posible que alguno de los gerentes que asistan a la reunión le deba un favor y puede pedirle que tome notas para redactar un informe sobre lo tratado.

4. Como jefe de ventas de una sección, recibe una tarde la llamada de un tal señor Smith, un cliente que desea que vaya a visitarlo a la mañana siguiente. Varias veces Smith ha prometido que haría un gran pedido, pero jamás lo ha formalizado.

Esta vez tampoco es diferente. Asegura que se presentará a unconcurso oficial y que necesita algunos elementos para construir unos prototipos sobre los cuales basar su propuesta. Aunque no se trata de un cliente importante, usted promete acudir a su oficina a las nueve de la mañana. Pero en cuanto cuelga el teléfono, vuelve a sonar. Quien ahora llama es el señor Jones, su cliente más importante. También desea verlo al día siguiente. Usted le sugiere ir después de comer, pero él le explica que a mediodía tomará un avión y que estará fuera del país durante tres semanas. Tiene que verlo a primera hora de la mañana para ultimar los planes de un nuevo proyecto. Por lo que Jones ha manifestado, si acude a las nueve, el producto que usted vende estará firmemente introducido en su proyecto cuando él tome el avión y el resultado será la venta mayor de su carrera.

Es evidente que la prioridad suprema es ver a Jones a la mañana siguiente. Pero tal vez exista otra opción. Quizá pueda convencer a Jones de que lo mejor es verlo hoy, tal vez dentro de una hora o cenar juntos. De esta manera —podrá argumentar— cada uno de los dos estudiará minuciosamente sus necesidades sin apresurarse a terminar antes de que tenga que ir al aeropuerto.

Quizá consiga además que lo acompañe su jefe. En ese caso, cabe aducir a Jones otra razón para no aguardar hasta mañana; su jefe no podría ir entonces pero, si lo acompaña por la tarde, respaldaría los acuerdos a que llegasen.

Si no consigue ver a Jones hoy, será su prioridad suprema para mañana por la mañana; eso no significa que la visita a Smith tenga una prioridad cero. Puede telefonear al señor Smith para concertar una nueva cita. Sea diplomático y dígale que ha surgido una emergencia imprevista. Tal vez esté dispuesto a recibirlo mañana por la tarde, después de que Jones haya abandonado la ciudad.