Administrar el Tiempo

Cada situación es única; por lo tanto, no existe un plan que pueda considerarse «típico» para contingencias. No obstante, debe ser consciente de las diversas técnicas que muchos planes de contingencias poseen en común para superar problemas potenciales de programación.

Aligere su carga

Ya ha reducido en dos ocasiones su lista de prioridades y ha delegado todo lo que consideraba necesario. Pero eso fue ayer, antes de que se presentasen los problemas. Hoy es diferente. Ahora precisa un plan de eventualidades. Por consiguiente, analícelo de nuevo.

Quizá pueda prescindir de ciertas tareas por algún"tiempo, extender sus períodos de realización, conseguir que alguien las lleve a cabo o postergarlas para cuando no esté tan ocupado. Si la actual crisis es bastante seria, tal vez debería «despejar la mesa» por completo y concentrarse en un solo objetivo cada vez.

Añada «zonas amortiguadoras»

¿Tiene que salir a mediodía para acudir a una cita? En lugar de programar una hora de trabajo a partir de las once, bús-quese algo que sólo le lleve media hora. Sí, teóricamente, eso le concede algún tiempo «libre», pero puede ser también el perfecto amortiguador para asegurarse de no llegar tarde a la cita.

Anticípese en la programación

¿Qué hacer, pues, con una tarea que se supone que ha de terminar el viernes? Pues proyecte su conclusión para el jueves e incluso para el miércoles. Esfuércese cuanto pueda por atenerse a esa fecha anticipada y así se protegerá frente a dificultades que de otra manera podrían ser causa de demoras si no ha tenido en cuenta alguna eventualidad.

Desempeñe primero su trabajo más importante

Algo que supuestamente ha de ocurrir a las cuatro de la tarde se halla a merced de todo lo que en ese día suceda antes. Así, tal vez sería mejor que figurase como el primer objetivo en su calendario. Su ejecución a tiempo sólo dependería entonces de su capacidad para dar el día o los días anteriores los pasos preparatorios requeridos.

Lo malo de hacer primero su tarea más importante es que si usted no programa bien su tiempo, es posible que la noche previa haya de quedarse hasta tarde para adoptar en el último minuto las medidas preparatorias. A veces será inevitable, pero en la mayoría de las ocasiones resultará posible soslayarlo. Cuando sepa que algo tiene que estar acabado en un día concreto, programe el comienzo de los preparativos con tres o cuatro días de antelación. Idealmente, empiece una semana o dos antes si es factible. Conciba la tarea en bloques de tiempo como se describió en el capítulo 4. Se sorprenderá de lo fácil que resulta.

Minigestión de un período de tiempo

Su jefe y el de éste se reunirán pasado mañana con sus compañeros y con usted en la sede central de la empresa en Nueva York para decidir los presupuestos del año próximo. Usted desea un incremento del cincuenta por ciento en su asignación pero no conseguirá un céntimo si se limita a sonreír y a decir «por favor». Querrán ver datos y análisis basados sobre hechos y no simplemente escuchar buenas palabras.

Esto es lo que va a mostrarles y más. Para conseguir convencerles, su plan consiste en iniciar la intervención con la presentación del prototipo de un nuevo producto que está desarrollando. Durante la semana pasada ha tenido a un equipo en el laboratorio de investigación y desarrollo trabajando en el modelo. Pero la tarde anterior a la reunión aparecen grietas en el revestimiento protector. Habrá que pintarlo de nuevo. Eso exige cuatro horas para que se seque, pero su avión a Nueva York sale dentro de dos horas. ¿Qué debe hacer?

Su plan de contingencia comienza a cobrar forma cuando advierte que necesita el modelo antes de que acabe su presentación, no antes de tomar el avión y ni siquiera antes de empezar a hablar. Dispondrá de dos horas a partir de las diez de la mañana; así pues, alguien de su equipo puede tomar un vuelo de medianoche y entregarle el modelo repintado con tiempo suficiente. Si se requiriera más, aun podría ir en el vuelo de las ocho de la mañana.

Habida cuenta de que el viaje dura dos horas y el trayecto en taxi desde el aeropuerto media hora más, recibiría el modelo antes de mediodía.

Este plan parece muy ajustado, pero no es en modo alguno forzado. El coste de un trabajo adicional nocturno y de un pasaje de avión resultan a menudo insignificantes en comparación con las cantidades que supondría el éxito de una presentación.

Modifique sus plazos

Pocos de los plazos que tanto nos esforzamos en cumplir se hallan tallados en piedra. Algunos son más inflexibles que otros, pero muchos pueden ampliarse sin daño apreciable. Si en una situación determinada no es posible adoptar ninguna de las medidas precedentes, tal vez no le quede otra solución que reprogramar una actividad para completarla en un momento posterior.

Si fue otra persona quien estableció el plazo que usted pretende alterar, acuda a verla y solicite una demora. Demuéstrele que el tiempo adicional resultará beneficioso. Cuando no sea factible sin deformar la realidad hasta límites inaceptables, argumente como mejor sepa para convencer a esa persona de que el aplazamiento no resultará perjudicial.

Demórese

De nada sirve volver a programar para acudir a tiempo a una reunión si llegar tarde no crea problemas. La única razón de establecer planes de contingencias es prever y superar los problemas con que probablemente tropezará al cumplir sus prioridades más altas. Si no existen esos problemas, no necesita tales planes.

Interrumpa su programa personal

Si ha ensayado todo lo demás y todavía le queda mucho por hacer para lo que carece de tiempo suficiente, puede permanecer hasta tarde en la oficina o llevarse trabajo a casa.

Esta opción figura al final porque ha de considerarse como último recurso. Según verá en el capítulo 10, su programa de trabajo y su programa personal deben operar lo más separados que sea posible, sin influir uno en el otro a no ser que haya agotado las restantes posibilidades.