A muchos nos es cada vez más difícil mantener al día nuestros buzones de correo. Peor aún es que si no cambiamos nuestros hábitos de uso puede pasar de ser una herramienta útil a convertirse en un verdadero dolor de cabeza.
1. Escribe correos cortos
Si una llamada de 5 minutos puede resolver un asunto, invertir una hora en redactar el correo
tratándolo es una pérdida de tiempo.
2. Evita usar confirmaciones de apertura
Si el asunto es importante es mejor tratarlo de frente. El correo es una herramienta y no sustituye a las personas.
3. Cuestiona siempre si el correo es la mejor vía.
Piensa tres veces antes de tratar un tema por correo. Evalúa si no es mejor tratarlo por teléfono, por mensajero instantáneo o en una reunión informal cara a cara, antes de ponerte a escribir.
4. Mantén los archivos adjuntos bajo 2.3 MB.
Sólo adjunta los archivos cuando es estrictamente necesario, especialmente cuando es un correo dirigido a varias personas. Existen métodos alternos para compartirlos.
5. Sólo copia a los involucrados.
A veces es más sencillo resolver un asunto entre dos personas sin involucrar a terceros. Copia a otros cuando así se te haya solicitado o cuando se trata de una minuta después una reunión. En vez de usar copia oculta, renvía el correo a quien te interesa que esté enterado haciendo referencia explícita a que es “sólo para sus ojos” (FYEO – For your eyes only).
6. Archiva los correos con más de 6 meses de antigüedad.
Una buena práctica es crear carpetas para cada año y archivar allí los correos antiguos.
7. Procura no usar tu correo de la empresa para asuntos personales.
Es mejor que uses gmail, hotmail o Yahoo para esos correos.
8. Resiste la tentación de poner “reply to all” cuando no es necesario.
Si la respuesta atañe solamente al remitente respóndele sólo a él. No es necesario copiar a todos con cada “OK”.
9. Evita caer en un ping-pong de correos.
Cuando van y regresan respuestas sobre el mismo asunto, uno se pregunta si no hay una mejor vía. Ten en cuenta la recomendación 3 y busca otro medio para resolverlo.
10. Ten cuidado al comentar en el cuerpo del mensaje del remitente.
Si bien puede ser muy útil para responder a un correo de bullets. Cuando más de una persona comentan en el cuerpo del mensaje original puede volverse muy confuso. Si vas a trabajar sobre un documento en forma participativa usen otros métodos, desde un wiki, hasta un doc en word con control de cambios.
Hay muchas otras recomendaciones. Para compilar estas me basé en el siguiente post:
http://visionarymarketing.wordpress.com/2008/04/02/email/
y también recomiendo este artículo de la Escuela de Negocios de Harvard:
http://hbswk.hbs.edu/archive/4438.html
Me encontré con este excelente video para que mantengan “a dieta” su inbox: